Privacyverklaring voor de app

1. Wie is verantwoordelijk?

Woodstock & Wifi, gevestigd aan Heresingel 19, 9711 ER Groningen, is verantwoordelijk voor de verwerking die in deze verklaring is beschreven. Vragen of verzoeken kun je sturen naar hello@woodstockwifi.com.

2. Welke gegevens verwerkt de app?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer, gebruikers-ID en beveiligingsinstellingen voor inloggen en toegangsbeheer.
• Apparaat- en meldingsgegevens: een willekeurig installatie-ID, Apple push-token, appomgeving en je keuze om zakelijke oproepmeldingen wel of niet te ontvangen.
• Route- en bezorggegevens: toegewezen routes, stops, voortgang, bezorgresultaten, problemen, notities en door jou gecontroleerde samenvattingen.
• Precieze locatie: alleen tijdens een actieve route, inclusief nauwkeurigheid en tijdstip, zodat de planning de operationele voortgang kan volgen.
• Spraakmemo's: audio die je bewust opneemt en pas na bevestiging naar het Woodstock & WiFi-platform uploadt.
• Zakelijke gesprekken: inkomende en uitgaande telefoonnummers, tijdstip, gespreksrichting, duur, resultaat en de betrokken medewerker. Waar beschikbaar koppelen we het gesprek aan een bedrijf of contactpersoon. Namen, nummerkoppelingen en gespreksnotities die medewerkers toevoegen worden in het zakelijke platform bewaard en gedeeld met bevoegde collega's.
• Gespreksaudio en opnames: voor bellen via de app worden microfoonaudio en ontvangen audio via onze telefonieaanbieder Voys verzonden. De iPhone-app maakt zelf geen geluidsopname van het gesprek. Voys neemt uitgaande zakelijke gesprekken op volgens onze telefonie-instellingen. Deze opnames staan los van de spraakmemo's die je zelf na een bezorging kunt toevoegen.
• Beveiligings- en technische gegevens: beperkte loggegevens die nodig zijn om fouten, misbruik en onbevoegde toegang te onderzoeken.

Camerabeelden voor het scannen van een QR-code worden op het apparaat verwerkt en niet als foto geüpload. De app gebruikt geen advertentieprofielen en volgt je niet tussen apps of websites.

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

• om je identiteit te controleren en toegang te beveiligen;
• om routes uit te voeren, te plannen en operationeel te ondersteunen;
• om bezorgresultaten, notities en spraakmemo's te verwerken;
• om zakelijke gesprekken te voeren en te ontvangen, ook via het belscherm van iOS;
• om bellers te herkennen en gespreksgeschiedenis, notities en opnames voor zakelijke opvolging beschikbaar te maken;
• om zakelijke oproepmeldingen met relevante context te leveren;
• om de app en het platform veilig, betrouwbaar en supportbaar te houden;
• om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Afhankelijk van de situatie baseren we dit op de uitvoering van een overeenkomst of arbeidsrelatie, ons gerechtvaardigde belang bij een veilige en efficiënte bedrijfsvoering, een wettelijke verplichting of jouw toestemming. iOS-toestemmingen voor locatie, camera, microfoon en meldingen kun je via de instellingen van je iPhone beheren.

4. Met wie delen we gegevens?

We verkopen persoonsgegevens niet. Voor de werking van de app gebruiken we de volgende dienstverleners:

• Clerk: accountgegevens, authenticatie en toegangsbeheer.
• Railway: hosting van ons platform en de database voor onder meer routes, bezorggegevens, spraakmemo's en gespreksgegevens.
• Voys: zakelijke telefonie, transport van gespreksaudio, gespreksgegevens en de hierboven beschreven gespreksopnames.
• Apple: pushmeldingen en het wekken van de app bij inkomende oproepen via Apple Push Notification service en PushKit. Het belscherm wordt via CallKit op je iPhone weergegeven.

De app gebruikt de Linphone SDK voor de verbinding met Voys. Toegang tot zakelijke gegevens is beperkt tot bevoegde gebruikers binnen de betreffende werkomgeving.

Wanneer je zelf navigatie opent, deel je de gekozen bestemming met Apple Maps of een andere door jou geselecteerde navigatie-app volgens de privacyvoorwaarden van die aanbieder.

5. Verwerking buiten de EER

Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar dat gebeurt, gebruiken we een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, de beveiliging van onze dienstverlening en toepasselijke wettelijke verplichtingen. Bij het bepalen van de bewaartermijn kijken we naar het type gegeven, de actieve arbeids- of samenwerkingsrelatie, operationele noodzaak, gevoeligheid en wettelijke termijnen.

• Een pushregistratie wordt uitgeschakeld wanneer je de functie uitzet, uitlogt of je account verwijdert; onbruikbare tokens worden eveneens gedeactiveerd.
• Locatie-, route-, bezorg-, oproep- en spraakmemogegevens worden verwijderd of geanonimiseerd zodra het operationele en eventuele wettelijke doel is verstreken. Gespreksopnames bij Voys worden na één maand automatisch verwijderd.
• Back-ups worden alleen voor beveiliging en herstel gebruikt en verlopen volgens de daarvoor geldende back-upcyclus.

7. Beveiliging

We gebruiken onder meer versleutelde verbindingen, toegangsbeheer, gescheiden appomgevingen, versleutelde opslag van push-tokens en beperkte autorisaties. Geen beveiligingsmaatregel kan ieder risico volledig uitsluiten; meld een vermoeden van misbruik direct via onze supportgegevens.

8. Jouw rechten en accountverwijdering

Je kunt, voor zover de wet dat toestaat, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. Je kunt ook een toestemming intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongeldig maakt.

Je account verwijderen kan in de app via Instellingen > Profiel en beveiliging. Je kunt je verzoek ook sturen naar hello@woodstockwifi.com. We kunnen je identiteit controleren voordat we een verzoek uitvoeren. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Kinderen en wijzigingen

De app is bedoeld voor zakelijke gebruikers en niet voor kinderen. We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de app, onze verwerking of de wet verandert. De actuele versie en wijzigingsdatum blijven op deze pagina beschikbaar.